Mal veya hizmet alımları esnasında düzenlenen evraklardan biri de gider pusulasıdır. Gider pusulası, herhangi bir mal ya da hizmet alımında yapılan harcamaların resmileştirilmesi ve beyan edilebilmesi için düzenlenen mali bir belgedir. Düzenlenmesi ve imzalanması sonucunda gider pusulası resmilik ve geçerlilik kazanmaktadır.Gider pusulasını fatura veya diğer nitelikteki belgelerden ayırt eden özellik ise, mal veya hizmet satışı yapan kişinin vergi mükellefiyetinin olmaması ve fatura düzenleyememesinden kaynaklanmaktadır.
Herhangi bir kuruluştan, kişiden alınan bir hizmet ya da mal, vergi mükellefi olmayan kişilerden alınıyorsa da bu ürünlerin ya da hizmetin vergilendirilmesi gerekir. Yani kısaca, vergi doğuran her işlemin muhasebe kayıtlarında yer alması ve gerekli beyannameler aracılığı ile beyan edilerek vergi sorumluluğunun yerine getirilmesi gerekir.
Mevcut mevzuata göre sadece KDV mükellefleri, gelir ve kurumlar vergisi mükellefleri fatura düzenleyebilmektedir. Fatura düzenleyemeyen kişiler ise herhangi bir mal veya hizmet satışı gerçekleştirmesi sonucundaalım yapan kişi, satıcı adına gider pusulası düzenler ve meydana gelen stopajı, yine alıcı olmak üzere Muhtasar Prim Hizmet Beyannamesi ile beyan etmelidir.
Gider pusulaları anlaşmalı olan matbaalara bastırılarak veya kırtasiyeden satın alındıktan sonra notere tasdik ettirilmesi ile birlikte kullanılabilir. Gider pusulası noterde tasdik işlemi gerçekleştirdikten sonra kullanılabilmektedir. Anlaşmalı matbaalarda ise Maliye Bakanlığının denetimi ve izni çerçevesinde tasdik işlemleri yürütülmektedir.
Günümüzde dijital sistemlerin bizlere sunmuş olduğu imkanlar dahilinde Gider Pusulası dijital ortamlarda da düzenlenerek çeşitli masraflardan ve zaman maliyetlerinden uzaklaşılabilmektedir. EDM bilişim Gider Pusulası anlamında da hizmet veren müşterilerine tamamen dijital anlamda destek olan çeşitli argümanları bulunur. EDM bilişim ile Gider Pusulaları düzenlenebilmektedir.
Herhangi bir resmi evrakta olduğu gibi gider pusulalarında da olması gereken bazı zorunlu bilgiler bulunmaktadır. Gider pusulası sade bir yazı ile yazılmış açıklayıcı ve net bir şekilde okunur olmalıdır. Taraflar anlaşılır bir şekilde kağıda dökülmeli ve karşı tarafa aktarılan bedel gider pusulası üzerinde rakam ve yazı ile net bir şekilde okunur olmalıdır.
Gider pusulası en az iki nüsha şeklinde düzenlenerek bir tanesi alıcı, diğeri satıcıda kalmalıdır. Asıl suret her zaman satıcıda bulunmalıdır. Böylece her iki tarafta da bir nüsha kalır. Tek nüsha olarak hazırlanan gider pusulalarının geçersiz sayıldığını da bilmek gerekir. Gider pusulasında, bu hizmeti ya da malı alan kişinin imzasının olması da önemlidir. Aksi takdirde bu evrak geçersiz olur. Gider pusulası düzenlemede herhangi bir limit de bulunmaz.
Gider pusulasının hesaplanmasında iki farklı yöntem kullanılır. Brüt hesaplama ya da net hesaplama tercih edilebilir. Pusulada söz konusu olan ticari hizmet ya da malda uygulanan vergiler baz alınarak hesaplama yapılır.
Net tutar üzerinden yapılan hesaplama yapmak için stopaj oranını ne kadarsa -100 yaparak çıkarmak gerekir. Örneğin telif stopaj hesaplarken (100-17=83) sonucu bulunduktan sonra net rakamı 0,83 olarak bölünürse brüt rakama ulaşılır. Net rakam ile brüt arasındaki fark ise stopaj yoluyla maliye bakanlığına beyan edilerek ödenecek olan rakam olmaktadır.
Brütten nete hesaplamak daha kolaydır. Yalnızca brüt rakamı 0,17 ile çarpıldığından stopaj tutarı bulunur. Stopaj bulunduktan sonra net rakama ulaşmak için brüt rakamdan stopaj çıkartılmalıdır.
Gider pusulasında uygulanan stopaj oranları ise söz konusu faaliyete göre farklı oranlara sahiptir. Tekstil ürünleri, turistik eşyalar, hurda mal alım satımları %2 oranında uygulanırken diğer mal alımlarında %5 uygulanır. Diğer hizmet alımlarında ise stopaj oranı %10 olarak belirlenmiştir. Telif ödemeleri için %17, diğer hakkediş ödemeleri için ise %20 olarak gider pusulasına stopaj uygulanmalıdır.